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LE “E-FATTURE”: dal cartaceo al digitale
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10La Legge di Bilancio 2018 ha  introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P.Iva) sia verso i consumatori finali. Quindi questa Legge ha introdotto un’importante novità anche per gli studi medici, odontoiatrici e tutti i professionisti sanitari: la fatturazione elettronica per tutte le operazioni effettuate siano esse in entrata e in uscita, come prestazioni eseguite sui pazienti o acquisti di forniture.

Cos’è e come funziona la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre la vecchia modalità che comportava l’uso di carta, costi di stampa e spedizione e oneri per la conservazione. La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, macchine da scrivere, mediante editor testuali o fogli di calcolo (come word o excel), usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati. Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta o e-mail e il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (le fatture scaricate tramite e-mail andavano stampate).
Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate: la fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica, viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata),chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati, dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da crocevia tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Compilazione della fattura elettronica
Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite un software di fatturazione o gestionale. La procedura per fatturare è sempre la medesima: si redige la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, si genera il file fattura nel formato XML FatturaPA.
Esiste una fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), una fattura alla Pubblica Amministrazione e una verso consumatori (B2C).
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario: ad es. gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura; per i consumatori al momento ancora si stanno definendo le linee guida definitive, per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) le strade di invio sono due cioè la PEC (il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerà la fattura) o Codice destinatario SdI (quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura).

Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d’Interscambio
Una volta prodotta la fattura elettronica (un file XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.
La scelta più semplice è affidare tutto a un gestionale di fatturazione semplificando l’invio al Sistema e la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di: applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura, inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie, inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.

Ricezione e registrazione della fattura
Il SdI è una specie di “postino”, il Sistema farà pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici. Non resterà che importare la fattura elettronica nel software per registrarla.

Conservazione
Il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate provvederà alla conservazione sia fiscale che ai fini civilistici o per qualsiasi altra esigenza di natura giuridica per 10 anni.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono lampanti: eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione); eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita; abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.

Tutta la filiera dell’invio fatture può svolgersi anche con software indipendenti.
Ad Assosoftware, che rappresenta e tutela gli interessi di oltre il 90% delle aziende dell’Information Technology che realizzano software applicativo-gestionale per imprese, intermediari e PA, è stato contestato che alcune aziende associate avessero veicolato informazioni errate con l’intenzione di dissuadere i commercialisti dall’uso di software indipendenti.Questo tema è stato oggetto della contestazione e materia per la lettera all’Autorità per la Concorrenza. In particolare, è stato evidenziato che il tracciato XML della fattura elettronica è un formato universale: lo stesso, anche quando prodotto da software diversi, rispetto ai gestionali in uso, deve rispondere ad un unico modello regolato dalla Legge italiana. Perciò se il tracciato corrisponde a normativa nessun file prodotto potrà essere errato o difforme.

L’Associazione nazionale Carabinieri (Anc) ha segnalato all’Autorità Garante della Privacy il rischio che i dati sensibili contenuti nelle fatture possano essere intercettati da terzi e utilizzati per conoscere le scelte degli operatori economici e profilarne le caratteristiche, con la richiesta di una norma apposita che proibisca la cessione e l’uso dei suddetti dati.

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